REGULAMIN SESJI ON-LINE

Sesje on-line to bezpieczna i poufna przestrzeń wsparcia psychologicznego, ale nie zastępują leczenia medycznego ani pomocy w nagłych sytuacjach kryzysowych. Rezerwacja wizyty oznacza zawarcie umowy i opłacenie terminu z góry, a ewentualne zmiany lub odwołania są możliwe do 24 godzin wcześniej. Spotkania odbywają się online, a każda ze stron dba o swoje warunki techniczne. Wszystko, czym się dzielisz, objęte jest tajemnicą zawodową, z wyjątkami wynikającymi z prawa lub troski o bezpieczeństwo. Jeśli pojawią się trudności lub wątpliwości, zawsze można złożyć reklamację lub wspólnie poszukać rozwiązania.

Gabinet CYKLE Klara Roterska

Wersja 1.0 / obowiązuje od 1.03.2026 r.

§1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia usług wsparcia psychologicznego w formie sesji on-line.
2. Usługi świadczy:

CYKLE Klara Roterska

ul. Świeradowska 47, 02-662 Warszawa

NIP: 5214137555

REGON: 543042133

e-mail: [email protected]

1. Usługi świadczone są drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Umowa zawierana jest na odległość.
3. Rezerwacja wizyty oznacza akceptację Regulaminu.

§2. Charakter usługi

1. Konsultacje mają charakter wsparcia lub edukacji w obszarze dobrostanu psychicznego, seksuologicznego i społecznego.
2. Usługa:
   • nie stanowi świadczenia medycznego
   • nie zastępuje leczenia psychiatrycznego ani farmakologicznego
   • nie jest interwencją kryzysową
3. W sytuacji zagrożenia życia lub zdrowia klient powinien skontaktować się z numerem alarmowym 112 lub właściwą placówką medyczną.
4. Usługa ma charakter starannego działania, a nie gwarancji określonego rezultatu.

§3. Forma realizacji

Sesje odbywają się za pośrednictwem wskazanych platform komunikacyjnych (np. Google Meet lub inne ustalone narzędzie).

Korzystanie z platformy oznacza akceptację regulaminu dostawcy technologii.

§4. Rezerwacja i zawarcie umowy

1. Rezerwacja następuje poprzez własny system rezerwacyjny dostępny na stronie.
2. Warunkiem zawarcia umowy jest dokonanie płatności.
3. Obowiązuje cena wskazana w chwili rezerwacji.
4. Ceny podane są w kwotach brutto.
5. Administrator może odmówić kontynuacji świadczenia usług, jeśli:
   • problem wykracza poza zakres kompetencji
   • zachodzi konflikt interesów
   • klient narusza Regulamin

§5. Płatności

1. Płatność dokonywana jest z góry w pełnej wysokości.
2. Płatności realizowane są przez zewnętrznego operatora.

§6. Odwołanie lub zmiana terminu

1. Odwołanie lub zmiana terminu możliwa jest do 24 godzin przed wizytą.
2. Odwołanie lub zmianę terminu należy zgłosić wyłącznie drogą mailową na adres:

[email protected]

1. Zmiana terminu możliwa jest jednokrotnie dla danej wizyty.
2. Po upływie limitu 24 godzin, wizyta uznawana jest za zrealizowaną. Opłata nie podlega zwrotowi ze względu na zarezerwowanie terminu i brak możliwości jego ponownego wykorzystania.

§7. Nieobecność i spóźnienie

1. W przypadku nieobecności klienta opłata nie podlega zwrotowi.
2. Spóźnienie powyżej 15 minut, bez uprzedzenia, jest równoważne nieobecności.

§8. Problemy techniczne

1. Każda ze stron odpowiada za swoje łącze i sprzęt.
2. Jeśli problemy techniczne uniemożliwią realizację sesji, strony ustalają nowy termin.
3. Jeśli brak połączenia wynika z przyczyn leżących wyłącznie po stronie klienta i uniemożliwia realizację usługi (np. brak organizacji odpowiedniej przestrzeni), wizyta może zostać uznana za zrealizowaną.

§9. Nagrywanie sesji

1. Sesje nie są nagrywane przez Administratora, chyba że strony uzgodnią inaczej.
2. Nagrywanie wymaga wyraźnej zgody obu stron.
3. W przypadku nagrania określony zostaje cel i okres przechowywania.
4. Klient nie może rozpowszechniać nagrania bez zgody Administratora.

§10. Komunikacja między sesjami

1. Kontakt między sesjami dotyczy wyłącznie spraw organizacyjnych, chyba że ustalono inaczej.
2. Administrator nie gwarantuje określonego czasu odpowiedzi.

§11. Wsparcie asynchroniczne

1. Administrator może świadczyć usługę wsparcia psychologicznego w formie asynchronicznej, polegającej na komunikacji tekstowej z klientem bez jednoczesnej obecności stron.
2. Wsparcie asynchroniczne realizowane jest w ramach wykupionego pakietu wiadomości oraz w okresie jego ważności, zgodnie z aktualną ofertą.
3. Pakiet wsparcia asynchronicznego:
   • a) obowiązuje przez czas wskazany w ofercie lub podczas zakupu,
   • b) wygasa po upływie tego czasu lub po wykorzystaniu limitu wiadomości - w zależności od tego, co nastąpi wcześniej,
   • c) nie podlega automatycznemu przedłużeniu ani przeniesieniu na kolejny okres
4. Odpowiedzi udzielane są w godzinach pracy wskazanych w ofercie oraz w czasie deklarowanym dla danej usługi. Administrator dokłada starań, aby odpowiadać możliwie niezwłocznie, jednak nie gwarantuje odpowiedzi natychmiastowej.
5. Wsparcie asynchroniczne ma charakter krótkoterminowy i doraźny oraz służy w szczególności:
   • a) uporządkowaniu myśli,
   • b) konsultacji bieżącej sytuacji,
   • c) uzyskaniu krótkiej informacji zwrotnej lub wsparcia emocjonalnego.
6. Wsparcie asynchroniczne stanowi uzupełnienie spotkań synchronicznych i nie zastępuje pełnej sesji wsparcia psychologicznego.
7. Skorzystanie ze wsparcia asynchronicznego wymaga wcześniejszego odbycia co najmniej jednej sesji wsparcia psychologicznego, podczas której ustalany jest zakres współpracy oraz zasady korzystania z tej formy kontaktu.
8. Wsparcie asynchroniczne nie jest przeznaczone do sytuacji nagłych ani kryzysowych. W sytuacji zagrożenia życia lub zdrowia należy skontaktować się z numerem alarmowym 112 lub właściwą placówką medyczną.
9. Niewykorzystane wiadomości lub niewykorzystany czas pakietu nie podlegają zwrotowi, chyba że niewykonanie usługi nastąpiło z winy Administratora.
10. Treść komunikacji prowadzonej w ramach wsparcia asynchronicznego stanowi dokumentację przebiegu wsparcia psychologicznego i może być przechowywana przez Administratora na zasadach określonych dla dokumentacji związanej z realizacją usługi. Zapis komunikacji ma charakter roboczy i dokumentacyjny oraz jest traktowany jako odpowiednik notatek z procesu wsparcia. Może być wykorzystywany w celu zapewnienia ciągłości wsparcia oraz rozpatrywania ewentualnych reklamacji. Do zapisu komunikacji stosuje się zasady poufności oraz przetwarzania danych osobowych określone w Regulaminie i Polityce prywatności.
11. Maksymalna objętość pojedynczej wiadomości wysyłanej przez klienta w ramach wsparcia asynchronicznego wynosi 100 słów. Administrator może poprosić o skrócenie wiadomości przekraczającej ten limit lub potraktować jej nadmiarową część jako kolejną wiadomość w ramach pakietu.
12. Do wsparcia asynchronicznego stosuje się odpowiednio postanowienia Regulaminu dotyczące poufności, odpowiedzialności oraz przetwarzania danych osobowych.

§12. Prawo odstąpienia od umowy

1. Klient wyraża zgodę na rozpoczęcie świadczenia usługi przed upływem 14 dni od zawarcia umowy.
2. Po wykonaniu usługi klient traci prawo odstąpienia od umowy zgodnie z ustawą o prawach konsumenta.

§13. Odpowiedzialność

1. Administrator ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Administrator nie odpowiada za skutki decyzji podejmowanych przez klienta poza zakresem świadczonej usługi.
3. Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie.

§14. Poufność

1. Informacje z sesji objęte są poufnością, tajemnicą i etyką zawodową psychologa.
2. Poufność nie obowiązuje w zakresie, w jakim ujawnienie informacji jest wymagane przepisami prawa lub konieczne do zapobieżenia poważnemu zagrożeniu życia lub zdrowia.
3. W przypadku ujawnienia okoliczności wskazujących na zagrożenie życia, zdrowia lub bezpieczeństwa osób trzecich, Administrator może podjąć działania przewidziane prawem.
4. W celu zapewnienia wysokiej jakości i zgodności z zasadami etyki zawodowej, Administrator może omawiać wybrane aspekty pracy z klientem w ramach superwizji, z zachowaniem poufności oraz z możliwie pełną anonimizacją danych klienta.

§15. Zwroty

Zwrot środków przysługuje wyłącznie gdy:

• sesja nie odbyła się z winy Administratora,
• Administrator spóźnił się ponad 15 minut i nie przedłużył sesji.

Zwrot następuje do 7 dni.

§16. Reklamacje

1. Reklamacje należy zgłaszać mailowo na adres:

[email protected]

1. Reklamacja powinna zawierać:
   • dane klienta
   • opis problemu
   • żądanie
2. Reklamacje rozpatrywane są w terminie 14 dni. Zwrot środków następuje w przeciągu 7 dni od pozytywnego rozpatrzenia.
3. Odpowiedź przekazywana jest drogą mailową.
4. Reklamacje są przyjmowane wyłącznie w odniesieniu do jednej sesji wstecz.

§17. Pozasądowe rozwiązywanie sporów

Klient może skorzystać z:

• platformy ODR UE: https://ec.europa.eu/consumers/odr
• mediacji konsumenckiej.

§18. Siła wyższa

Strony nie ponoszą odpowiedzialności za niewykonanie umowy spowodowane zdarzeniami niezależnymi (np. awarie systemowe, blackout, klęski żywiołowe).

§19. Prawo właściwe

1. Do umowy stosuje się prawo polskie.
2. W relacjach z konsumentami właściwy jest sąd zgodnie z przepisami prawa.

§20. Zmiany regulaminu

Regulamin może być aktualizowany w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii lub sposobu przetwarzania danych.